TOT

Ieder managementrapport draait om het vertalen van data naar informatie. Ruwe gegevens krijgen betekenis door ze in categorieën in te delen. Cijfers gaan spreken door ze bij elkaar op te tellen en totalen met elkaar te vergelijken. Als je database de goudmijn is, zijn goede managementrapporten de juwelen. Of de rinkelende munten, zo je wilt.

Verkoopsysteem of BI-systeem?

Voor een rapport met maandelijkse verkoopcijfers, of een omzetevaluatie over meerdere jaren heb je geen duur rapportagesysteem nodig; ieder verkoopsysteem produceert zoiets wel. Maar om ingewikkeldere en meer abstracte vragen te beantwoorden, heb je vaak niet genoeg aan de gegevens uit één systeem.

Koppelingen tussen verschillende programma’s worden duurder naarmate de systemen groeien, en niet alle systemen bieden ruimte aan extra gegevens. Om dat probleem op te lossen zijn BI-systemen ontwikkeld. Alles in zo’n BI-systeem is gericht op rapportage: data uit meerdere bronnen combineren, gegevens analyseren, de resultaten zo goed mogelijke visualiseren. 

Gegevens combineren

Zo zet Google business intelligence voor zichzelf in om alles wat over een persoon bekend is te combineren, met als doel de meest effectieve advertenties op het scherm te toveren en daar geld aan te verdienen. BI in de zorg is van onschatbare waarde bij het verdiepen van kennis over ziektebeelden en over de effectiviteit van behandelmethoden bij mensen van verschillende leeftijden en met uiteenlopende achtergronden, woonomgevingen, ziektegeschiedenissen en fysieke kenmerken.

De ‘achterkant’ van een BI-systeem

Net als bijvoorbeeld een kaartverkoopsysteem heeft ook een BI-systeem een ‘achterkant’, een database waarin alle gegevens worden opgeslagen, en een ‘voorkant’ die je op je scherm ziet als je ermee werkt. In de database van een BI-systeem is plaats voor alle mogelijke gegevens. Vanwege de hoeveelheid is het meestal verstandig het systeem op een aparte server te zetten.

Per programma waaruit gegevens nodig zijn, wordt een script gemaakt dat met zekere regelmaat nieuwe gegevens uit het programma naar de rapportageserver stuurt. Die nieuwe gegevens kunnen in plaats komen van de vorige, maar je kunt er ook voor kiezen meerdere sets gegevens te bewaren, zodat je altijd de situatie van een bepaald moment kunt terughalen en ontwikkelingen in de loop van de tijd kunt volgen.

Gegevens koppelen

Behalve je eigen gegevens kun je ook andersoortige gegevens toevoegen die je van andere partijen betrekt: het weer, het wereldnieuws, statistieken van het CBS over je doelgroep of gegevens die brancheorganisaties beschikbaar stellen. Of berichten en statistieken van Twitter, Facebook en andere sociale media. Afhankelijk van wat je wilt meten.

Als duidelijk is welke vragen het belangrijkste zijn, verzamel je de relevante gegevens. Het vereist heel wat denk- en programmeerwerk om alle gegevens op elkaar te laten aansluiten. Hoe knoop je de gegevens uit een verkoop- en een CRM-systeem aan elkaar? Hoe ‘weet’ een BI-systeem welke gewerkte uren bij welk project horen? Alle stappen in dit proces moeten worden gedocumenteerd en alle gegevenstypen geoormerkt, anders weet je over een paar jaar niet meer wat waarbij hoort, en waarom bepaalde gegevens op een bepaalde plek staan. Die documentatie heet metadata: gegevens over gegevens. Het maken en bijhouden van deze metadata is misschien wel het taaiste deel van een BI-project, maar als het niet goed wordt gedaan, bouw je rapporten op drijfzand.

Als de metadata goed zijn, kun je ze gebruiken om gegevens alvast ‘voor te sorteren’ voor gebruik in rapporten. Gaat het om data uit verschillende periodes, dan maak je alvast een indeling per week, maand etc.. Zijn het landelijke gegevens dan deel je ze alvast in op provincie, plaats, postcodegebied enzovoort. Daar heb je later bij het maken van rapporten plezier van.

De ‘voorkant’ van een BI-systeem

De bekendste verschijningsvorm van een BI-rapport op het scherm van een gebruiker is het dashboard: een scherm met grafieken en metertjes of ‘verkeerslichten’ die vertellen hoe het met de business gaat. Welke onderdelen gaan goed (groen), waar is het opletten geblazen (oranje) en waar gaat het mis (rood)?

Op een goed ontworpen dashboard zie je in één oogopslag hoe je ervoor staat. Wil je meer weten, dan klik je op een onderdeel om dieper te graven. ‘Drill down’ heet dat. Je begint bij de opbrengst van een kwartaal, en klikt door naar de individuele maanden, weken en dagen. Of juist naar regio’s, plaatsen en postcodegebieden. Al naar gelang wat je uit hoofde van je functie nodig hebt om beslissingen te nemen.

Een dashboard met drill-downmogelijkheden is een fantastisch stuk gereedschap voor iemand die enigszins bekend is met de onderliggende gegevens, en die zelf op onderzoek uit wil. Anderen hebben bijvoorbeeld voldoende aan grafieken die alleen te bekijken zijn.

De succesfactoren van een business-intelligence-project

Een technisch BI-project is kostbaar, maar in het bedrijfsleven is er al zoveel ervaring mee opgedaan dat de succesfactoren inmiddels duidelijk zijn.

• Weet wat je wilt meten, en hou je daaraan; laat je niet afleiden door alles wat je misschien ook nog zou kunnen meten; dat komt later.
• Kies het juiste programma. Laat je niet inpakken door de mooiste presentatie, maar vraag door en informeer bij anderen die met het programma werken, ook al zitten ze in een heel andere branche.
• Bewaak de gemaakte afspraken en het budget; er zijn nog steeds legio ICT-projecten die uiteindelijk driemaal zoveel kosten als begroot.
• Zorg voor de juiste expertise om het programma in te richten en rapporten klaar te zetten. Vind niet zelf het wiel uit maar huur extern in wat je niet in huis hebt. Dat kost geld, maar dat verdient zich terug in kwaliteit en in ideeën waar je zelf niet opgekomen zou zijn;
• Haal de juiste gegevens binnen; niet meer en niet minder; en leg heel precies vast welke gegevens met welke frequentie ververst moeten worden.
• Maak BI niet de hobby van de ICT-afdeling maar betrek er alle afdelingen bij die de gegevens invoeren die je voor rapporten wilt gebruiken, en uiteraard degenen voor wie de rapporten bestemd zijn.

TOT’s Marijcke is, zoals eerder genoemd, door jarenlange studie inmiddels een expert op het gebied van BI en kent ervaringsdeskundigen uit allerlei vakgebieden. Ze deelt haar kennis met plezier met collega’s uit de culturele sector. Neem contact op voor een goed gesprek over business intelligence.