Analoog of digitaal – pen en papier of applicatie?

Potlood en hokjespapier

Nog helemaal niet lang geleden was dat prima gereedschap voor een rooster. Of voor een overzicht van een festivalprogramma.

Excel

Excel is voor velen de volgende stap. Je maakt een seizoensoverzicht en zet dat op een centrale plaats op het netwerk, zodat het hele bedrijf in elk geval op dezelfde lijst kijkt voor het antwoord op de vraag ‘wat hebben we morgen?’ Je maakt een sjabloon met in rijen de medewerkers, in kolommen de dagen van de week; bovenaan noteer je de werkzaamheden en in de cellen de werktijden van de technici of horecamedewerkers. Een adressenlijst van bezoekers, met sorteer- en filtermogelijkheden. Alle donateurs in een werkblad, met achter hun naam de bedragen die ze schenken.

Applicatie

Maar je organisatie groeit. Op een gegeven moment wringt er iets. Je ziet bij collega’s een mooi gebruiksvriendelijk evenementenplanningsprogramma, waar na het inboeken van een evenement de offerte voor de klant met een druk op de knop uitrolt. Je wilt een personeelsrooster dat verlof- en overwerksaldi bijhoudt en de planning controleert op de regels uit de cao. Een adressensysteem van waaruit je mailings kunt versturen, dat gekoppeld is aan kaartverkoop en waarop je analyses van de bezoekers kunt uitvoeren. Een kaartverkoopprogramma waarin bezoekers online hun eigen stoel kunnen kiezen. Je zoekt een plek waar donatiegegevens echt goed beveiligd zijn tegen ongewenste blikken of per ongeluk weggooien. Of je ergert je eraan dat op zoveel verschillende plaatsen dezelfde informatie wordt ingevoerd en bijgehouden, dat die prachtige bijgeboekte voorstelling nog niet op de website staat.

Database

Dan is het is tijd voor een ‘echt’ programma, een applicatie met een database eronder. Die database moet goed zijn, stabiel en degelijk beveiligd. Op je eigen server of in the cloud. Eén programma dat alles kan, of een combinatie van programma’s die elkaar aanvullen en samen precies doen wat je wilt.

Ontwikkelen

Het ontwikkelen van een applicatie kost jaren, dus laat vooral de buurjongen niet iets voor je knutselen. Tenzij je natuurlijk naast een ontwikkelaar van formaat woont. Maar over het algemeen geldt: het is best mogelijk, in korte tijd iets in elkaar te zetten dat er op het eerste gezicht goed uitziet, vooral op het web. Maar het kost daarna nog tien keer zoveel tijd als gedacht om alle oneffenheden eruit te halen en om alles toe te voegen waaraan in eerste instantie niemand heeft gedacht.

Bovendien: je bent niet de enige, dus waarom zou je je eigen wiel uitvinden? Praat met een expert, ga op bezoek bij collega’s, oriënteer je. Maak een gedegen programma van eisen, of laat dat aan TOT over. Stel minstens drie scenario’s op en laat die voor je begroten, zowel in geld als in tijd. Nodig de leveranciers uit en vraag hen het hemd van het lijf. Want een applicatie is een duur ding. Koop het niet alsof het een broodje kaas is.

Andersoortig werk

Van een goed programma heb je jarenlang plezier. Het neemt je veel ‘dom’ werk uit handen maar realiseer je dat het werk met zich mee brengt. Andersoortig werk. Want iemand moet het programma installeren en van nieuwe versies voorzien. Iemand moet erop toezien dat het gebruikt wordt zoals afgesproken. Regelmatig toetsen of die afspraken nog wel aansluiten bij wat je bedrijf nodig heeft. En zorgen dat de juiste rapporten eruit rollen.

Helderheid

Planningssoftware levert je veel op aan helderheid en eenduidigheid in je organisatie, en aan managementinformatie voor jezelf. Ook je klant vaart er wel bij, want omdat offerte en factuur uit dezelfde bron komen, behoren verschrijvingen tot het verleden. En een netjes bijgehouden relatiebestand zorgt ervoor dat je sponsor niet vier kerstkaarten krijgt maar één. En dat niemand wordt vergeten.

Maar …

… laat je voor alles wat prima gaat met potlood en hokjespapier vooral geen duur programma aansmeren.