Wil je weten hoe Uurwerk Online in de praktijk werkt? Bekijk onze instructiefilmpjes. Je vindt ze ook op het YouTube kanaal van TOT.
In dit filmpje zie je hoe het rooster werkt:
» lees verder over Uurwerk Online – praktische instructiefilmpjes
Bij TOT zijn we voorstander van koppelingen tussen verschillende applicaties, en als ICT projectmanagers hebben we er bakken ervaring mee. Ook voor ons eigen product Uurwerk Online hebben we al diverse koppelingen gebouwd.
Je kunt in Uurwerk Online alle evenementen met de hand aanmaken. Maar als je al een evenementenplanningssysteem hebt is het logischer om ze te importeren via een koppeling. Dat scheelt je veel tijd, en voorkomt dat je personeel op de verkeerde dag inplant, of vergeet op een verandering in te spelen. En zeg nou zelf: overtikken in de 21e eeuw, dat kan toch echt niet meer?
We hebben voor onze klanten koppelingen gemaakt met Yesplan, Artifax Event en iTheatre. Heb je een ander planningssysteem? Neem even contact op!
» lees verder over Uurwerk Online – koppelingen met andere applicaties
Uurwerk Online geeft inzicht, en maakt complexe evenementen eenvoudig te plannen. Dat lukt doordat het instrument werkt op basis van roostergroepen en afdelingen:
Als organisatie heb je je eigen Uurwerkdatabase, met daarin je eigen evenementen en locaties. Een roostergroep bestaat uit afdelingen, een afdeling uit medewerkers. » lees verder over Uurwerk Online – blik onder de motorkap
Medewerkers geven zelf via de app hun beschikbaarheid op in de vorm van afwezigheidsverzoeken. Ook kunnen ze extra informatie toevoegen waarmee de planner rekening kan houden bij het maken van het rooster. Een ingebouwde deadline zorgt ervoor dat je als planner op tijd alle wensen binnen hebt voordat je aan het rooster begint.
Planners maken de evenementen of importeren die uit een evenementenplanningsprogramma, vertalen evenementen in diensten en roosteren daarop de medewerkers in op grond van hun kwalificaties. Dat principe wordt hierna stap voor stap toegelicht. » lees verder over Uurwerk Online – rooster voorbereiden
Als de evenementen en diensten in Uurwerk Online staan kun je een rooster gaan maken.
Roosteren kan vanuit de dienst, maar ook vanuit de medewerker. Werk je vanuit de dienst, dan kies je een of meer medewerkers uit een lijst van beschikbare en geschikte mensen. Vertrek je vanuit de medewerker, dan kies je een of meer diensten uit de lijst met werkzaamheden voor die dag.
Op het Roosterscherm van Uurwerk Online is heel wat te zien: alle evenementen en diensten om in te plannen, de beschikbaarheid van de medewerkers de beschikbaarheid en het complete rooster van een team medewerkers naar keuze. Je kunt kiezen tussen allerlei kleurcodes (elke locatie een andere kleur, elk evenement een andere kleur, of de volledigheid van het rooster inzichtelijk. In het filmpje hieronder zie je het in werking. Klik erop om het in een groter formaat in een apart tabblad te bekijken:
Wil je het programma liever live in werking zien? Neem contact op voor een demo!
Medewerkers vullen hun gewerkte uren in voor zover die afwijken van de planning. Dat gaat super makkelijk met de Uurwerk Online smartphone app.
Planners kunnen voor een heel team tegelijk de gewerkte uren invullen. Hiervoor is het scherm Urencontrole. Je kunt er per medewerker de tijden aanpassen, of een wijziging doorvoeren voor een heel team. Vervolgens sla je met een druk op de knop de gewerkte uren op.
Leidinggevenden controleren de afwijkingen met het rooster en keuren de ingevulde uren goed. Zodra er uren worden ingevuld of goedgekeurd worden de verlof- en urensaldi bijgewerkt.
Voor alle gegevens die je in Uurwerk Online stopt, krijg je ook wat terug: rapportages.
Alle rapporten bestaan uit gegevensoverzichten rechtstreeks uit de Uurwerk Onlinedatabase volgens je eigen specificaties. Bekijk een rapport direct op het scherm of sla het op als pdf, Excel- of tekstdocument, in HTML of als afbeelding. » lees verder over Uurwerk Online – urenregistratie en rapporten
Je koopt Uurwerk Online in combinatie met een abonnement op een servicepakket. Daarmee weet je zeker dat je altijd de juiste instellingen gebruikt en ben je verzekerd van updates.
