Z-Tickets

Logo Z-Tickets
» lees verder over Z-Tickets

Projectmanagement

In een evenementenplanningsprogramma kun je vaak taken en herinneringen maken, al dan niet gebonden aan een boeking, voor jezelf of voor een ander. Op die manier kan de software je herinneren aan offertes die verlopen zijn, contracten die niet op tijd geretourneerd of facturen die niet tijdig betaald zijn.

Maar toch vervult zo’n programma niet alle wensen op het gebied van projectmanagement. Dit kun je bijvoorbeeld niet:

  • reactietermijnen en deadlines bewaken;
  • overzicht krijgen over eigen en gedelegeerde taken;
  • het verloop van werkzaamheden monitoren;
  • beheren en bewaken van budgetten, zeker niet als die op meerdere projecten betrekking hebben;
  • vastleggen van afspraken met sponsors en partners;
  • een workflow inrichten zodat gebruikers op een logische manier door de stappen in een proces worden geleid;
  • beheren van projecten die niets, of niet één op één, met evenementen te maken hebben. » lees verder over Projectmanagement

Adrez

Logo Adrez
» lees verder over Adrez

MS Project

MS Project
» lees verder over MS Project

Circusstad 2011 – Ünderman van Cirkus Cirkör

Circus Cirkör - Underman

Beroepshalve ga ik naar Ünderman van Cirkus Cirkör, een Zweedse groep met een lange circushistorie van wie ik al eens een aanstekelijke voorstelling zag. Ünderman is Zweeds voor onderman: underdog, maar ook de acrobaat die al het zware tilwerk doet, maar niet in de schijnwerpers staat. Terwijl de onderman het werk doet, krijgt de bovenman het applaus. » lees verder over Circusstad 2011 – Ünderman van Cirkus Cirkör

Basecamp HQ

Basecamp cartoon

» lees verder over Basecamp HQ

Evenementenplanningsprogramma selecteren

Project

Maak van het uitkiezen van een evenementenplanningsprogramma een ‘echt’ project. Om eruit te halen wat erin zit, zullen alle afdelingen ermee moeten gaan werken. Stel daarom een projectteam samen met sleutelfiguren uit de afdelingen die er het meest mee te maken zullen krijgen. De eerste taak van het projectteam is het schrijven van een programma van eisen. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk: op een eis als ‘het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn’ zal geen leverancier nee zeggen. Maar wat bedoel je er precies mee? In hoeveel klikken wil je een zaal kunnen boeken? » lees verder over Evenementenplanningsprogramma selecteren

Implementatie van een evenementenplanningsprogramma

Stap voor stap

Je kunt een evenementenplanningsprogramma niet van de ene dag op de andere in gebruik nemen. Doe het stap voor stap. Meestal werkt het goed de volgorde van je werkproces aan te houden bij het in gebruik nemen van het programma, bijvoorbeeld:

  • zorg dat alle ruimtes en klanten erin staan, definieer statussen en maak een aantal eenvoudige boekingen;
  • zet de tarieven van de zalen, en de voorzieningen die je aanbiedt (arrangementen, audiovisueel materiaal, personeel etc.) erin, en gebruik die in de boekingen;
  • betrek steeds een volgende afdeling erbij, stel met de mensen van die afdeling vast wat ze te bieden hebben en wat ze nodig hebben, richt het programma daarop in en train hen in het gebruik.  » lees verder over Implementatie van een evenementenplanningsprogramma