Boekhouding

De culturele wereld kan niet zonder boekhouders. Ze maken begrotingen en jaarverslagen, boeken bonnetjes in, sturen en betalen facturen, maken borderellen voor voorstellingen en concerten, betalen salarissen en doen belastingaangifte.

Boekhouders hebben in culturele organisaties van alle medewerkers het minst vaak een achtergrond in de branche. Hun vorige baan was misschien bij een fabriek, een bank of een advocatenkantoor. Ze kunnen goed op de centen passen, maar doorzien niet altijd zonder meer de logica van een cultureel bedrijf.

Andersom begrijpen culturele marketeers, technici, programmeurs en kassamedewerkers niet altijd wat de boekhouder van hen wil weten.

Boekhouding in begrippen

Daarom vind je hier, voor alle werkers in de cultuur, een rijtje veel voorkomende begrippen toegelicht. 

• Balans: een momentopname van de waarde van alle bezittingen en al het geld van het bedrijf.
• Activa: alle bezittingen van het bedrijf die niet verkocht worden.
• Passiva: alle schulden van het bedrijf, inclusief nog te betalen kosten en belasting.
• Winst en verliesrekening: overzicht van inkomsten en kosten in het bedrijf over een bepaalde periode.
• Afschrijven: het verdelen van de kosten van een investering over meerdere jaren. Gaat een computer van € 2.000 drie jaar mee en is hij daarna nog € 500 waard, dan boek je gedurende drie jaar € 500 per jaar als kosten voor de computer.
• Crediteur: een leverancier, dus iemand die geld ontvangt van het bedrijf.
• Debiteur: een klant, dus iemand die geld betaalt aan het bedrijf.

Kostensoort, kostenplaats, kostendrager

Zowel inkomsten en kosten worden ten behoeve van managementrapportages in verschillende categorieën ingedeeld. Zo’n indeling gooi je niet te vaak om, maar blijft in principe jarenlang gelijk, zodat je vergelijkingen kunt maken tussen de cijfers van meerdere jaren. Om een helder antwoord te kunnen geven op de vraag: hoe doen we het, financieel gezien?

Boekhouden kan met de hand. In een papieren kasboek, of in een programma als Excel. Maar steeds vaker schaffen ook culturele bedrijven hiervoor speciale software aan. Mits goed ingericht neemt zo’n programma je veel rekenwerk uit handen. Om mee te kunnen denken over die inrichting is het handig te weten wat bedoeld wordt met een kostensoort, een kostenplaats en een kostendrager.

Drie boekhoudkundige indelingen:

• Kostensoort: een indeling die alleen wordt gebruikt voor kosten, dus voor inkomende facturen; verschillende kostensoorten hanteer je voor bijvoorbeeld materiaal, gereedschap, salarissen of externe inhuur.
• Kostenplaats: de plaats in het bedrijf waar de kosten worden gemaakt, veelal een afdeling; hier maakt je onderscheid tussen bijvoorbeeld marketingkosten en technische kosten; kostenplaatsen kun je zowel voor inkomsten als kosten gebruiken.
• Kostendrager: een project of activiteit waaraan kosten kunnen worden toegeschreven; een theater kan er bijvoorbeeld voor kiezen om kostendragers te maken per ruimte of per genre, of per project (een voorstelling of serie voorstellingen die onder één overeenkomst vallen); ook kostendragers gelden voor zowel inkomsten als kosten.

Projectadministratie

In een projectadministratie groepeer je inkomsten en kosten niet alleen aan de hand van het soort kosten of de afdeling waar ze worden gemaakt, maar ook per opdracht. Een architectenbureau houdt bij welke posten bij welke klus horen. Een webbouwer registreert wat er voor het bouwen van een bepaalde website voor een klant wordt gedaan. Advocaten schrijven hun uren op een zaak die ze in behandeling hebben.

Een theater of concertzaal kan een projectadministratie opzetten om de inkomsten, en alle interne en externe kosten, per voorstelling of concert in kaart te brengen. Elk project krijgt een uniek nummer dat aan alle posten van het project wordt gekoppeld. Vind je dat te fijnmazig, dan kun je ook bijvoorbeeld alle voorstellingen per zaal in een project groeperen. Heb je dan een keer een festival dat je wel in detail wilt monitoren, dan kun je daar alsnog een apart project van maken.

Het inrichten van een projectadministratie is niet zo ingewikkeld. Het bijhouden ervan vergt discipline (of goede koppelingen!), maar kan verhelderende inzichten opleveren. Uiteindelijk zijn de gewenste rapportages bepalend voor de inrichting van de administratie.

Koppelingen

Heb je al een evenementenplanningssysteem, een kaartverkoopsysteem of allebei, dan kun je de gegevens daaruit gebruiken om je boekhoudprogramma te vullen. Voor een projectadministratie op voorstellingsniveau bijvoorbeeld zou het jammer zijn om de gegevens van de voorstelling uit het planningssysteem opnieuw in te tikken bij het project in de boekhouding. En als huurbedragen al zijn vastgelegd bij de boeking van de ruimte kun je die doorsluizen naar de boekhouding zodat je die kunt gebruiken bij het maken van een factuur.

Je kunt ook nog een stap verder gaan. Door het ingenieus koppelen van verschillende systemen aan de boekhouding, al dan niet via een centrale rapportageserver, krijg je in het boekhoudprogramma een volledig beeld van inkomsten en kosten van een productie:

• Uit het planningssysteem komt de prognose: verwachte inkomsten uit zaalhuur, catering, kaartverkoop etc. en kosten aan interne uren, externe inhuur en inkoop van materiaal, en uiteraard de uitkoop- en garantiesommen voor de programmering;
• Uit het kaartverkoopsysteem komt het aantal verkochte kaarten en de bruto recette die dat oplevert;
• De gekozen deal (uitkoop, partage etc.) bepaalt de opbrengst ‘onder de streep’;
• Uit het horecasysteem komt de omzet uit consumpties, en de inkoopprijs ervan;
• Uit het urenregistratiesysteem komt het aantal uren, per afdeling en totaal.

Dan wordt de boekhouding, behalve een handig systeem dat je veel rekenwerk uit handen neemt, een waardevol stuk gereedschap voor het besturen van de organisatie. En begint het op Business Intelligence te lijken.

De boekhouder begrepen

Hoe je de gegevens ook in de boekhouding krijgt, via koppelingen of handmatig, de keuzes die je maakt bij de inrichting van het systeem bepalen hoe inkomsten en kosten gegroepeerd zullen worden. Welke analyses je wel en niet kunt maken. Welk antwoord je krijgt op de vraag: hoe staan we ervoor? Daarom is het een goed idee dat boekhouders in de cultuur de culturele bedrijfsvoering snappen. En dat hun collega’s begrijpen hoe een boekhouder denkt.

TOT spreekt beide talen. Neem contact op voor een goed gesprek.