Communiceren is het halve werk

Communiceren is het halve werk. Toch valt dat als projectmanager niet altijd mee. Vaak leid ik projecten waarbij veel verschillende mensen en afdelingen in een organisatie betrokken zijn. Dus ik kan niet op een eilandje gaan zitten en een ei uitbroeden, maar communiceer me suf.

• Met de direct betrokkenen in mijn projectteams, over waar we staan en wat ik van hen nodig heb;
• Met leveranciers van systemen, over grote lijn en details van planning en uitvoering;
• Met mijn opdrachtgever zodat die op de hoogte blijft van wat ik doe met z’n mensen (en z’n centen);
• Met collega-projectleiders in de organisatie zodat we elkaar niet in de wielen rijden maar versterken;
• Met de rest van de organisatie, die wel eens van mijn project heeft gehoord maar die ik op de hoogte wil houden zodat ze weten dat, ook al zien ze misschien nog even niks nieuws, er wel iets gebeurt.

Ook wil ik uiteraard mijn project goed documenteren zodat afgesproken werkwijzen en genomen besluiten altijd terug te vinden zijn, en zaken als procesbeschrijvingen en handleidingen niet verloren gaan.

Hoe ik dat doe? Uiteraard mondeling: door bij mijn klanten over de vloer te komen en daar de medewerkers te spreken. Maar we hebben het nu even over het digitale deel. Daarvoor ben ik sterk afhankelijk van wat een organisatie faciliteert en wat de medewerkers gewend zijn:

• Je zult ze de kost geven, de organisaties waar alles per e-mail gaat. Ik vind het maar lastig, want naar wie stuur ik welke mail en wie wil in CC en wie niet? En wat doen de medewerkers van mijn klant met mijn mails? Sommigen lezen alles en stoppen berichten in mapjes, anderen vinden mijn mails niet eens in de stroom berichten en reageren pas als ik aan hun bureau sta.
• Sinds de coronatijd weten steeds meer mensen Teams te vinden. In mijn ogen best een aardige samenwerkingstool, maar alleen als je ‘m goed gebruikt. Dus niet te veel en niet te weinig mensen in een team, posten en taggen als je wilt dat iemand iets doet, reageren op opmerkingen in documenten. Maar … ik heb geen invloed op de berichtgeving: als iemand alle notificaties uitzet kan ik me suf communiceren zonder dat iemand het merkt. En leveranciers toelaten in Teams is in veel organisaties not done.
• Projectmanagementtools als Jira en Asana – heel handig voor projectmanagers, en leveranciers weten er vaak ook goed de weg in, maar aan de gemiddelde medewerker van mijn klanten is het niet besteed, of ze mogen er van hun IT-beheerder niet in werken.
• Uiteraard kan ik een map aanvragen op het netwerk van de klant en daar mijn documenten in zetten, maar hoe lang blijven ze daar staan en wie weet ze na een jaar of langer nog te vinden? Blij word ik van een organisatie met een actief gebruikt intranet: mooi platform voor projectdocumentatie, procesdocumenten en handleidingen.

In de praktijk gebruik ik dus alles door elkaar: bij de ene klant gaat het zus en bij de andere zo. En naast alle fancy tools hou ik ook mijn WhatsApp in de gaten.