TOT

TOT startte in 2002 met theaters als klant. In 2011 kwamen de eerste klanten in de cultuureducatie, en in de loop van de jaren werden dat er steeds meer. Een heel andere branche dan de podiumkunsten maar zeker niet minder leuk en interessant, zowel inhoudelijk als op het gebied van software.

Geen kleine wereld ook. Brancheorganisatie Cultuurconnectie heeft zo’n 160 leden: centra voor de kunsten, volksuniversiteiten, muziekscholen en provinciale ondersteuningsinstellingen voor kunst & cultuur. En dat zijn ze nog niet eens allemaal: sommige centra maken deel uit van een grotere instelling waartoe bijvoorbeeld ook een theater en een bibliotheek behoren, en zijn lid van een andere brancheorganisatie.

Inmiddels heeft TOT bij een flink aantal van hen in de keuken kunnen kijken. Er zijn overeenkomsten maar ook verschillen in grootte en bedrijfsvoering. Allereerst is er onderscheid tussen educatie en vrije tijd; binnen het vrijetijdsaanbod zijn lessen iets heel anders dan cursussen, en maakt het nogal uit of je als instelling de complete organisatie doet of alleen lokalen verhuurt.

Cultuureducatie

Onder educatie wordt doorgaans verstaan: het aanbieden en regelen van culturele activiteiten voor scholen. Voor het primair onderwijs, maar soms ook voor het voortgezet onderwijs of het MBO. Een aantal voorbeelden:

• Een bestaande theatervoorstelling, in een theater, waar een school met groepen leerlingen op kan intekenen;
• Een voorstelling in het gebouw van de school;
• Een workshop in het centrum voor de kunsten of een serie lessen op school;
• Een online activiteit;
• Een museumbezoek met een rondleiding;
• Een project op maat voor een school, over een thema dat aansluit bij het curriculum.

Veelal wordt het aanbod gebundeld en via de website aangeboden, en schrijven de scholen jaarlijks in op de activiteiten van hun keuze. Daar gaat een wereld achter schuil: welke groepen kiezen welk aanbod, hoeveel leerlingen zijn dat, wanneer kan dat gepland worden en hoeveel kost het? Als de keuze is gemaakt worden lokalen, mensen en materialen ingepland, en dat alles moet ergens worden vastgelegd, en bevestigd naar de school en naar alle deelnemende partijen.

Vrije tijd

Cultuur in vrije tijd heeft een heel andere doelgroep: in principe kan dat het hele dorp of de hele stad zijn, of de hele regio. Je geeft jezelf en je partner op voor een cursus linedancen voor beginners en stuurt je kind naar vioolles. Dat werk.

Cursussen

Een cursus is iets wat de instelling organiseert en waar individuen zich voor inschrijven. Bij voldoende belangstelling gaat de cursus door, eventueel na een met goed gevolg afgelegde toelatingstoets. Alle cursisten en de docent krijgen een bevestiging en de cursisten een rekening, die naar keuze direct, of via incasso in termijnen kan worden betaald. Wie later instroomt bij een cursus waar nog plaats is, betaalt een aangepast tarief. Je begrijpt: best een administratieve uitdaging. De klanten zijn privépersonen, B2C dus. Maar een bedrijf kan ook werknemers opgeven voor een cursus zakelijk Engels om een Cambridge diploma te halen. Dan zit je ineens in de B2B-hoek.

Lessen

Met lessen worden individuele lessen bedoeld. Meestal gaat het om muzieklessen. Die worden per vijf minuten gepland, en elke week op dezelfde tijd behalve in de schoolvakanties. Ruilen twee leerlingen van tijd, dan moet dat niet te veel rompslomp veroorzaken. De meeste leerlingen stromen door naar een volgend jaar – ook graag rompslompvrij. En de vioolleerling huurt misschien wel een instrument, elk jaar een maatje groter. Betaling is per les en instrument, maar kan jaarlijks in een aantal termijnen worden gedaan. Niet door de leerling zelf, maar door een ouder of verzorger. Administratief weer een heel ander ding dan cursussen. Ook B2C, maar dan met onderscheid tussen cursist en betaler.

Verhuur

Sommige instellingen kiezen ervoor de planning van de lessen en cursussen bij de docenten te leggen. Een docent is zzp’er of lid van een docentencollectief, en huurt de ruimte van de muziekschool of het centrum voor de kunsten. De geplande huurtijd wordt gefactureerd, maar als de docent langer in de ruimte is gebleven wordt er extra tijd gerekend. Hiervoor is dan weer een verhuursysteem nodig en is de docent de klant. B2B dus.

Software

Sommige instellingen hebben maar één proces, maar anderen hebben ze allemaal. En willen die het liefst allemaal in hetzelfde planningssysteem. Omdat alle activiteiten in dezelfde lokalen worden gepland, omdat de doelgroepen overlappen en omdat er regelmatig dezelfde docenten bij betrokken zijn die graag maar één planning krijgen. En omdat je het allemaal bij elkaar wilt hebben in de boekhouding. Ook de klant wil dat graag: een online MijnOmgeving waarin alles bij elkaar te zien is, inclusief roosters, planningen, huiswerk en facturen.

Voor educatie zijn meerdere softwarepakketten op de Nederlandse markt, maar die hebben niet allemaal modules voor de vrije tijd. Verhuurpakketten zijn er ook genoeg, maar die missen soms handige functionaliteit voor het kopiëren en in bulk bewerken van lange series activiteiten. Onderwijssoftware voor klassikale cursussen is er ook, maar die verhuurt geen ruimtes en schiet te kort voor het plannen van individuele lessen. Totaalpakketten zijn er ook, soms zelfs inclusief boekhouding, maar die zijn complex en stevig aan de prijs. Zo heeft alles z’n haken en ogen.

Boom opzetten? Neem contact op!