Een ‘echt’ CRM-programma

Als je een kaartverkoopsysteem, evenementenplanningsprogramma of e-mailapplicatie hebt met een goede CRM-functie, of als je met Outlook en Excel prima uit de voeten kunt, moet je het in eerste instantie vooral daarbij laten.

Wanneer koop je dan wél een apart CRM-programma? 

Bijvoorbeeld:

• als je geen kaartverkoop– of evenementenplanningsprogramma hebt;
• als je software niet al je CRM-wensen vervult;
• als je alle adressen uit het hele bedrijf, dus inclusief personeel, donateurs, VIP’s, pers en directierelaties, op één centrale plaats wilt hebben en geen van je systemen daarvoor geschikt is;
• als je de adressen uit je programma’s niet op een veilige manier kunt delen met andere afdelingen.

Centraal

Het is natuurlijk jammer als een adreswijziging op meerdere plaatsen moet worden doorgevoerd. En bijzonder slordig als een relatie nog post krijgt op het oude adres omdat niet alle afdelingen de wijziging hadden verwerkt in hun adressenbestand. Dus als je een CRM-programma koopt, haal dan zoveel mogelijk collega’s over hun eigen adressenlijsten op te doeken en in het systeem te gaan werken.

Hoe dan?

Als je via Google op zoek gaat naar een CRM-systeem kom je zonder problemen tot 300 mogelijke kandidaten. Hoe ga je daartussen de ware vinden?

Het helpt om je dit af te vragen:

• Wil ik een groot internationaal systeem (zoals Microsoft Dynamics of SalesForce), en hoe ga ik een Nederlandse partij zoeken die bij ons past?
• Wil ik een online systeem waar ik zelf de weg in vind (zoals Hubspot), of een Nederlands product waarvan ik de leverancier kan benaderen (zoals Adrez of PerfectView)?
• Wil ik een kant en klaar pakket, of iets wat voor mij op maat wordt gebouwd?
• Wil ik een systeem alleen voor onszelf, of ook een MijnOmgeving voor relaties, bezoekers of klanten?
• Met welke andere systemen die ik heb moet het systeem koppelen?

Zoek ook vooral contact met collega’s van vergelijkbare organisaties. Luister naar hun ervaringen, kijk mee over hun schouder en zoek contact met hun leverancier.

Koppelingen

Niet alle adressenbestanden in andere systemen kunnen zomaar vervallen. Een planningsprogramma heeft eigen adressen nodig. Zorg dus voor slimme koppelingen, zodat elk adres bewerkt kan worden door de aangewezen persoon, waarna de wijziging automatisch wordt doorgevoerd op andere plaatsen waar hetzelfde adres voorkomt.

Het is altijd ingewikkelder dan je denkt om adressenbestanden te koppelen. Op de ene plek zijn postcode en plaats gescheiden, in het andere programma staan ze in hetzelfde veld. En als een adres op twee plaatsen staat, waar mag het dan bewerkt worden, hoe voorkom je dat het op de andere plaats wordt bewerkt? Hoe zorg je voor een sluitende synchronisatie?

TOT kent allerlei varianten. Neem contact op voor een gesprek met een expert.