Eén veldje verschil

Bij een van mijn klanten loopt een onderzoek naar de werkprocessen. “We gaan de inrichting van het planningssysteem helemaal omgooien want dit is niet werkbaar zo!” Nou, vooruit dan maar. Ik hou mijn hart vast, want ze hebben allerlei koppelingen in de lucht die afhankelijk zijn van de huidige inrichting. Maar wat moet dat moet – alles voor het werkplezier. Dus gooi de boel maar om, ik brei het aan de achterkant wel weer aan elkaar.

Er heeft wel degelijk een grote verandering plaatsgevonden

Een aantal PostIt-sessies verder krijg ik het lijstje met wijzigingen: een aantal velden krijgt een iets andere naam, en welgeteld één veld komt op een andere plek te staan. Klusje van vijf minuten voor mij. Iedereen blij. Moest daar nou zoveel gemopper aan vooraf gaan en zoveel tijd aan worden besteed? Ja dus. Want er heeft wel degelijk een grote verandering plaatsgevonden. Alleen niet in het systeem, maar in de hoofden van de mensen. Zij hebben hun werkprocessen in kaart gebracht en snappen nu weer waarom ze bepaalde dingen doen. Wat hun plek is in het grote geheel. Waarom ze welke informatie in welk vakje zetten en welk rapport hen helpt om betere beslissingen te nemen. Die oefening is jaren geleden ook gedaan toen het systeem werd ingericht, maar gaandeweg zijn de medewerkers het grote plaatje uit het oog verloren. En het systeem kreeg de schuld. Terugkijkend was de inrichting van het systeem dus zo gek nog niet. Maar nu zijn de huidige medewerkers opnieuw betrokken geweest bij die inrichting. En ze hebben ‘m omarmd. Met één veldje verschil.