Implementatie van een evenementenplanningsprogramma

Stap voor stap

Je kunt een evenementenplanningsprogramma niet van de ene dag op de andere in gebruik nemen. Doe het stap voor stap. Meestal werkt het goed de volgorde van je werkproces aan te houden bij het in gebruik nemen van het programma, bijvoorbeeld:

• zorg dat alle ruimtes en klanten erin staan, definieer statussen en maak een aantal eenvoudige boekingen;
• zet de tarieven van de zalen, en de voorzieningen die je aanbiedt (arrangementen, audiovisueel materiaal, personeel etc.) erin, en gebruik die in de boekingen;
• betrek steeds een volgende afdeling erbij, stel met de mensen van die afdeling vast wat ze te bieden hebben en wat ze nodig hebben, richt het programma daarop in en train hen in het gebruik. 

Laat basisrapporten maken zodat iedereen die gegevens invoert in het evenementenplanningsprogramma ook iets terugkrijgt:

• een maand-, week- en dagoverzicht van alle activiteiten met de belangrijkste gegevens. Later kun je hierop variëren door per afdeling relevante gegevens toe te voegen;
• een boekingsoverzicht met de belangrijkste gegevens van één boeking, of liever nog: een overzicht met alle gegevens voor zover ze zijn ingevuld;
• offerte, contract en factuur voor de klant;
• financieel overzicht met afspraken en resultaten.

En daarna:

• laat koppelingen maken, bijvoorbeeld met je boekhoudprogramma, website en kaartverkoopsysteem, en laat derden aan wie je nu steeds lijstjes met je activiteiten moet mailen weten dat je een nieuw programma hebt waarmee ze kunnen koppelen;
• documenteer zorgvuldig iedere stap, en zorg voor een handleiding op maat.

Moeilijk? Ja, als je dit voor het eerst doet is het dat zeker. Maar voor TOT is het dagelijkse kost. En tegelijkertijd elke keer een uitdaging en een feestje.

Oriënteer je op een aantal van de planningsprogramma’s waar TOT ervaring mee heeft. Klik bij de trefwoorden op een programma of leverancier om te lezen wat het programma kan en wat TOT ervan vindt. Of neem contact op voor een goed advies.