Losse software of een totaalsysteem?

Veelvoorkomend dilemma in mijn werk als IT projectmanager: gaan we voor een totaalsysteem of voor losse softwarepakketten die we aan elkaar koppelen? In IT-land gaat de trend richting losse pakketten, maar in de cultuur blijven beide opties vooralsnog naast elkaar bestaan. Afgelopen week zag ik twee voorbeelden van totaalpakketten, en stond voor mezelf én met mijn klanten weer even stil bij de voor- en nadelen.

Voordelen van een totaalpakket:

• Je hebt maar met één leverancier te maken, niet met meerdere verschillende die naar elkaar kunnen wijzen als er iets niet goed gaat; dus als er iets mis gaat weet je altijd waar je moet zijn;
• Je hoeft geen ingewikkeld landschap van systemen en koppelingen te ontwerpen en beheren;
• Een totaalpakket kan goedkoper zijn dan losse systemen en koppelingen;
• Iedereen werkt in hetzelfde systeem, medewerkers hoeven niet te schakelen tussen verschillende systemen;
• Gegevens die je op de ene plek invoert zijn op de andere plek meteen beschikbaar, je hoeft niet te wachten totdat er een koppeling heeft gedraaid;
• Als je een goede klik hebt met de leverancier heb je een fijne partner die echt met je meedenkt en -groeit.

Voordelen van losse pakketten:

• Een landschap van losse systemen kun je helemaal naar je eigen voorkeur inrichten, een totaalpakket is wat het is – en daar kan niet iedereen tegen;
• Een totaalpakket is goed in de breedte maar gaat soms minder de diepte in: als je ‘tot het gaatje wilt gaan’ bij ruimteverhuur of juist bij kaartverkoop, met een ingewikkelde structuur van tarieven, staffels en automatische (combinatie)kortingen, grijp je misschien eerder mis dan bij een gespecialiseerd systeem;
• Een totaalpakket is vaak gebouwd voor een bepaalde werkwijze; je zult misschien je werkprocessen moeten aanpassen aan de werking van het systeem – iets wat sommige organisaties logisch en fijn vinden maar wat op andere plekken helemaal verkeerd kan vallen;
• Als je niet alle delen van het pakket geschikt vindt, kun je niet zomaar voor één deel van je werk een ander systeem gebruiken en dat aan het totaalpakket koppelen;
• Ook een totaalpakket houdt ergens op; het doet b.v. wel planning en kaartverkoop maar niet de boekhouding, dus je hebt uiteindelijk toch meerdere systemen nodig;
• Als de leverancier ermee stopt, moet je in één klap je hele applicatielandschap vervangen.

Dus? Op de vraag of je beter af bent met een totaalsysteem of met losse software is niet zomaar een antwoord te geven. Smaken verschillen, organisaties verschillen en omstandigheden verschillen.