Office kent veel verborgen hoekjes, onverwachte toepassingen en goed bewaarde geheimen. Die maken Office soms geschikt voor toepassingen waarvan je op het eerste gezicht zou denken dat je er een apart programma voor nodig hebt. Een overzicht van de mogelijkheden.
Evenementenplanning
Evenementenplanning plus:
- in een gedeelde agenda kan iedereen zelf een ruimte reserveren;
- door slimme categorieën zie je snel om wat voor evenement het gaat;
- in Excel maak je snel een overzicht van de bezetting van ruimtes.
Evenementenplanning min:
- toevoegen van eigen kenmerken aan reserveringen in Outlook is specialistenwerk;
- een print van een dag of week lukt nog wel, maar verdere rapportagemogelijkheden zijn beperkt;
- bij meerdere ruimtes naast of over elkaar ben je al snel het overzicht kwijt;
- een gedeeld Excel bestand is kwetsbaar; er zijn al snel meerdere versies in omloop.
Personeelsplanning
Personeelsplanning plus:
- in Excel kun je prima een rooster weergeven;
- uren tellen per medewerker, dag of week is met enig geduld te regelen;
- ook een gedeelde agenda kan als rooster dienstdoen;
- een eigen iCal per persoon zorgt voor het rooster in ieders agenda.
Personeelsplanning min:
- plannen op basis van evenementen in Excel is hogere wiskunde;
- controleren op cao-voorwaarden vereist programmeervaardigheid;
- Excel is kwetsbaar, en niet goed te beveiligen: je kunt erin of je kunt er niet in, meer smaken zijn er niet;
- verzamelen van gewerkte uren uit meerdere iCals is een heksentoer, om niet te zeggen onbegonnen werk.
Urenregistratie
Urenregistratie plus:
- agenda en urenregistratie in één, via export naar Excel of Access te analyseren;
- taken: nog een manier om uren per project te beheren, ook bij gedelegeerde taken.
Urenregistratie min:
- analyse in Excel en Access is specialistenwerk;
- gezamenlijke urenregistratie vergt discipline en technisch inzicht.
CRM
CRM plus:
- adressen: in Excel of Access niet alleen bij te houden maar ook snel te filteren en ontdubbelen;
- categorieën: met meerdere labels per klant een krachtig middel om een relatiebestand in te delen;
- contacthistorie: alles van de relatie bij elkaar – inclusief activiteiten via sociale media;
- met samenvoegen (mail merge) in Word kun je mailings maken aan iedereen uit een adressenlijst in Excel of Access.
CRM min:
- je kunt geen relaties aangeven tussen contactpersonen;
- je kunt bedrijven niet als zodanig administreren zonder contactpersoon;
- het delen van een categorie-indeling met anderen is erg ingewikkeld, en zonder extra’s zelfs niet mogelijk.
Projectmanagement
Projectmanagement plus:
- categorieën: te gebruiken voor het groeperen van alle Outlook gegevens per project;
- taken: ook te maken vanuit een mail, contact of afspraak, te delegeren aan anderen, en weer te geven als tijdlijn;
- mails: te groeperen per conversatie.
Projectmanagement min:
- de Outlook content (taken, contacten, mails en afspraken) staat los van documenten in mappen op je server;
- delen van contactpersonen vereist veel discipline.
Conclusie: Outlook is een geweldige applicatie om overzicht over je eigen werk te houden, maar als samen met andere mensen en afdelingen aan een project werkt komt het plafond snel in zicht.
Neem contact op om door te praten over het gebruik van Microsoft Office in je organisatie, of om een wereld aan trucs te leren van een deskundige.