Core business
Voorstellingen en evenementen, daar draait het om in de culturele wereld. De core business, het hart van het bedrijf. Voor theaters en concertzalen net zo goed als voor evenementenlocaties en musea. Het mag niet voorkomen dat een zaal dubbel is geboekt, of dat de technici een andere begintijd in hun agenda hebben staan dan wat de bezoeker aan de kassa hoort.
Vandaar dat, als een culturele organisatie begint met het automatiseren evenementenplanning vaak als eerste aan bod komt. Andere interne bedrijfsprocessen kunnen er ook baat bij hebben, maar die volgen vaak pas later. » lees verder over Evenementenplanning
De basis
Een goed evenementenplanningsprogramma geeft je een schat aan informatie, zoals:
- beschikbaarheid van alle ruimtes in één oogopslag;
- de voortgang van elke boeking, van eerste optie tot en met eindfactuur;
- details van huur-, uitkoop- of partage-afspraken;
- afspraken met leveranciers over kick back;
- gedetailleerd tijdpad per voorstelling en evenement;
- logistieke informatie: van bloemen tot parkeerplaatsen, van rondleider tot hoofd van dienst;
- managementinformatie: kwartaal- en jaarcijfers in relatie tot de target. » lees verder over Werken met een evenementenplanningsprogramma
Stap voor stap
Je kunt een evenementenplanningsprogramma niet van de ene dag op de andere in gebruik nemen. Doe het stap voor stap. Meestal werkt het goed de volgorde van je werkproces aan te houden bij het in gebruik nemen van het programma, bijvoorbeeld:
- zorg dat alle ruimtes en klanten erin staan, definieer statussen en maak een aantal eenvoudige boekingen;
- zet de tarieven van de zalen, en de voorzieningen die je aanbiedt (arrangementen, audiovisueel materiaal, personeel etc.) erin, en gebruik die in de boekingen;
- betrek steeds een volgende afdeling erbij, stel met de mensen van die afdeling vast wat ze te bieden hebben en wat ze nodig hebben, richt het programma daarop in en train hen in het gebruik. » lees verder over Implementatie van een evenementenplanningsprogramma
