Selectie en implementatie van een planningsprogramma

Voor het verhuren van zalen, al dan niet in combinatie met het programmeren van voorstellingen, is allerlei software in de handel. Het ene planningsprogramma wordt geleverd door een groot bedrijf, het andere door een kleine organisatie. De een heeft 500 klanten, de ander 35. De een is een webapplicatie, de ander vereist installatie op een eigen server en lokale werkstations. Het ene programma heeft een ijzeren logica die je dwingt tot een bepaalde aanpak, het andere is juist heel flexibel en volledig configureerbaar. “Welke moet ik kopen?” is een vraag die me vaak wordt gesteld.

Tips

Ook al zou ik persoonlijk een uitgesproken voorkeur hebben, dan nog kan ik niet eenduidig zeggen welke applicatie het beste is, want elk van de leveranciers heeft tevreden klanten, elk pakket voor- en nadelen, en de prijzen liggen veelal op vergelijkbaar niveau. Drie tips in het algemeen:

1. Let erop of de interface je aanspreekt, of je jezelf ermee ziet werken, want ‘gebruiksvriendelijkheid’ lijkt een objectief gegeven maar is zo relatief en persoonlijk!
2. Bepaal verder welke leverancier je het meest aanspreekt, en aansluit bij de cultuur in jouw organisatie, want je moet daar wel jaren mee door een deur.
3. Onderzoek of de leverancier ervaring heeft in het samenwerken met jouw webbouwer en de leverancier van jouw kaartverkoopsysteem. Want koppelingen zijn niet goedkoop, en als jij de enige afnemer bent betaal je elk uur dat eraan wordt besteed.

Klein of groot?

Een klein bedrijf als leverancier kan voordelen hebben: korte lijnen. Maar er zijn ook nadelen: er staat niet direct een ander klaar als jouw contact vertrekt, ziek is of geen tijd heeft, en er is eerder sprake van maatwerk omdat jij de enige bent met een bepaalde wens. En werken met een klein bedrijf betekent niet noodzakelijkerwijs dat dingen sneller gaan: ook een kleine organisatie stelt prioriteiten. In een groot bedrijf daarentegen kunnen je wensen zomaar ondersneeuwen. Als 10 klanten met een bepaalde functie geholpen zijn en 60 klanten willen iets anders, hebben de 10 het nakijken.

Web of lokaal?

In tijden van cloud computing lijkt de keuze voor een webapplicatie voor de hand te liggen. Bij nieuwe software wordt hier vrijwel altijd voor gekozen. Je kunt als gebruiker overal ter wereld inloggen. En voor de internetgeneratie is de werking van een lokaal geïnstalleerde applicatie niet altijd evident, terwijl werken in een goed doordachte webapplicatie op ‘gewoon’ internetten lijkt. Toch hoor ik ook nadelen. Als je internetverbinding eruit ligt kun je niet werken. En in een webapplicatie die nog jong is kun je kinderziektes verwachten. Ook hier dus: zoveel hoofden zoveel zinnen.

IJzeren logica of flexibiliteit?

Een dwingende logica is voor de één verschrikkelijk, maar voor de ander juist fijn: je hoeft minder wielen zelf uit te vinden en wordt meegenomen in wat vele anderen vóór jou hebben uitgekozen. En je kunt standaard rapportages gebruiken. Vooral voor een wat kleiner bedrijf kan dat heerlijk zijn. Het vereist hier en daar een aanpassing in de werkwijze, maar als je met een klein team bent heeft is doorgaans te overzien. Flexibiliteit daarentegen is in de handen van de juiste persoon een groot goed. Je kunt de software helemaal naar je eigen werkwijze plooien zodat de schermen logisch aanvoelen. Net zo makkelijk echter verdwaal je in het woud van mogelijkheden. En als je het wel helemaal naar je zin hebt gekregen, kun je maar beperkt gebruik maken van rapportages die voor anderen zijn gemaakt, want die sluiten niet aan op jouw database.

Wat komt er op je af?

Nog iets waar je voor de aanschaf al aan moet denken. Een implementatie is niet iets wat je er even bij doet. Reserveer er flink wat tijd voor, zet een projectteam op met mensen van de betrokken afdelingen, en zorg voor een goede applicatiebeheerder. Het zal niet voor het eerst zijn dat een implementatietraject strandt bij gebrek aan aansturing van de leverancier door de klant. Want de leverancier helpt je heus een eind op weg maar de klant heeft het laatste woord: hoe wil jij het hebben? Zorg dat je iemand hebt die die vraag kan beantwoorden.

Ook intern kun je niet zonder een voortrekker: iemand met feeling voor techniek, doorzettingsvermogen, een heldere communicatie en een afdelingsoverstijgende blik. Bij een implementatie komt nogal wat kijken, veel meer dan alleen een training in de werking van het programma. De basis van een programma heb je zo onder de knie, maar daarna komt afdeling voor afdeling aan de beurt om de eigen werkwijze in het programma onder te brengen. Mensen moeten vertrouwen krijgen in een (nieuw) systeem, hun eigen lijstjes durven loslaten. Dat kost tijd en energie. Je moet het management achter je hebben, de directie moet een actieve rol spelen in het stimuleren van het gebruik van het systeem. Een directeur die de programmering met potlood in een boek schrijft in plaats van die in te voeren in het programma is geen handige start.

Heb je het goed georganiseerd en heeft iedereen er zin in? Dan kan het feest beginnen! Want natuurlijk geef je jezelf als bedrijf met een mooi programma een fantastisch cadeau.