Software en het schaap met de vijf poten

In de plaats waar ik opgroeide was een bibliotheek, een muziekschool en een buurthuis. Naar de bieb ging je voor boeken, naar de muziekschool voor blokfluitles en bij het buurthuis kon je een typcursus volgen. Tegenwoordig is er één cultureel centrum waar dat allemaal kan, en nog veel meer. In mijn klantenkring als IT-projectmanager heb ik een aantal van dit soort instellingen. Een taal leren, een voorleesmiddag bijwonen, je kind naar vioolles sturen en zelf op linedancing voor gevorderden gaan – one stop shop. Geweldig natuurlijk, maar je wilt niet weten hoe zich dat vertaalt in software. Ik wil dat natuurlijk wél weten, en help mijn klanten om hun processen zo goed mogelijk te ondersteunen.

Het lijkt logisch om alles in één systeem onder te brengen: het zijn dezelfde klanten, ze zitten in dezelfde ruimtes, deels zijn er dezelfde docenten bij betrokken en de financiën moeten in dezelfde boekhouding terechtkomen. Maar dan moet dat systeem wel het schaap met acht poten zijn. Want elk proces is anders. Om een boek uit te lenen wil je weten of de klant lid is van de bieb en of het boek in huis is. De klant hoeft niet voor dat ene boek te betalen, maar krijgt wel een boete als het te laat terug komt. De voorleesmiddag is misschien gratis maar kan wel volgeboekt zijn, en wat moet er dan gebeuren? De vioolles moet gepland worden: er moet een lokaal zijn, een docent, eventueel een leeninstrument, en pas dan is de inschrijving definitief. En bij de vioolles is je kind de cursist en moet de rekening naar je ex (die in termijnen betaalt), maar berichten over de planning moeten naar jou. Ook een cursus wordt gepland, maar gaat pas door bij voldoende geïnteresseerden die de toelatingstoets met goed gevolg hebben afgelegd.

Stel je voor dat je dit allemaal in Excel, of in een schriftje, moet bijhouden, en je voelt de hoofdpijn al opkomen. Met die hoofdpijn komen mijn klanten bij mij. En ik stel dan meestal voor dat we beginnen met een schaap met vijf poten. Dan zien we daarna wel of er nog poten bijkomen of dat er een lammetje komt.