Standaardkoppeling of maatwerk?

“Waarom is dezelfde koppeling bij de een zo’n stuk duurder dan bij de ander?” Ik ben blij dat mijn klant dit vraagt, want het prijsverschil is inderdaad opvallend. We zijn een vergelijking aan het maken tussen verschillende planningssystemen en hebben de leveranciers gevraagd naar de kosten van koppelingen met het kaartverkoopsysteem en de boekhouding. Bij de een zien we een bedrag dat wijst op een paar uurtjes inrichten en een overzichtelijk maandbedrag. De ander rekent stevige eenmalige kosten en een percentage daarvan per jaar voor onderhoud en support.

Voor welke optie kies je?

Ik duik in de offertes en krijg wel een beeld. De goedkoopste leverancier heeft een standaardkoppeling met een vaste werking en vaste gegevens. Van planning naar kaartverkoop bijvoorbeeld gaan velden als titel en uitvoerende, locatie, datum en tijd. Maar in extra gegevens als genre en doelgroep is niet voorzien, en het koppelen van b.v. een inleiding aan een voorstelling zit er ook niet in. De ander stelt voor een integratie op maat te maken, met alle gegevens en logica die de klant wil. Dat maakt een wereld van verschil, in geld maar ook in resultaat. Een standaardkoppeling kan prima werken als die past bij je proces, of als je bereid bent om je proces aan te passen. Kies je voor een standaardkoppeling die niet bij je past, dan haal je je allerlei handwerk op de hals om de niet-gekoppelde gegevens toch in beide systemen te zetten (zoals die inleiding), of je gaat weer Excels bijhouden naast de software. En dat kost ook veel geld. Als jouw werkwijze anders is en je wilt (met een goede reden) die zo houden, dan kun je beter in zee gaan met een partij die naar jou luistert en het proces zo met en voor je inricht dat het je past als een handschoen.

Oh, en nog even over die kosten: ik heb beide scenario’s over vijf jaar doorgerekend, en toen bleek het verschil minimaal.