Onder de noemer Applicaties, het eerste onderwerp onder Projectmanagement ICT, vind je informatie over specifieke programma’s voor specifieke onderwerpen: evenementenplanning voor voorstellingen, concerten, festivals en events, personeelsplanning voor medewerkersroosters, urenregistratie voor het bijhouden van gewerkte uren, kaartverkoop voor de verkoop van toegangsbewijzen, CRM voor relatiebeheer en fondsenwerving voor donaties en sponsoring.
Veel culturele organisaties hebben voor één of meer van deze taken software in huis. Theaters beschikken over een kaartverkoopsysteem, evenementenlocaties over een evenementenplanningssysteem, goede-doelen-organisaties over fondsenwervingssoftware.
Applicaties
Dit vind je dus onder applicaties. Een beetje het bekende rijtje waaruit veel organisaties in de cultuur een keuze maken. Maar er zijn nog meer gereedschappen om werkprocessen in de culturele sector met ICT te ondersteunen. Al liggen die misschien wat minder voor de hand. Maar spannend en vernieuwend zijn ze vaak wel. Sommige van die gereedschappen heb je al in huis, andere kom je tegen zonder direct te overzien wat ze voor je organisatie kunnen betekenen. » lees verder over Ook applicaties
Kijk op communicatie
Een project valt of staat bij communicatie. In de culturele wereld evengoed als elders. Toch loopt die niet altijd vanzelf. Tegenstrijdig lijkende belangen, verschillende culturen, nieuwe wet- en regelgeving of groei van de organisatie. Allemaal mogelijke oorzaken van botsing of wrijving. Goede projectleiding maakt het verschil.
Marijcke Voorsluijs combineert in TOT haar organisatiepsychologische kennis met meer dan 20 jaar werkervaring in de culturele sector en heeft voor haar klanten al heel wat knopen ontward. Alleen of in samenwerking met andere specialisten uit haar netwerk. » lees verder over Projectleiding
Bij kennis vergaren hoort ook kennis delen. Althans: zo werkt het bij TOT. Marijcke Voorsluijs heeft zelf heel wat uren voor de klas gestaan, vele workshops gegeven en één op één met mensen nieuwe vaardigheden geoefend. En ook haar netwerk telt een schat aan mensen die met plezier in een training op maat overbrengen wat ze weten.
Een aantal uiteenlopende voorbeelden van training:
» lees verder over Training
“Koppelingen laten een applicatie boven zichzelf uitstijgen”
Een koppeling is geen applicatie. Koppelingen zijn wel een onderwerp dat veel met applicaties te maken heeft. Door een krachtige koppeling met een ander programma kan een applicatie boven zichzelf uitstijgen.
Een aantal voorbeelden:
- export van evenementen naar kaartverkoopsysteem en CMS voorkomt dubbel werk en fouten; een nieuwe boeking staat snel online en de verkoop start direct;
- import van kaartverkoopgegevens in een planningssysteem vergelijkt direct de prognose met de actualiteit;
- integratie van kaartverkoop en website maakt klantherkenning mogelijk; » lees verder over Koppelingen
Grote beslissingen nemen op basis van schattingen is niet meer van deze tijd, en het is ook niet nodig. Organisaties, ook culturele, beschikken over een goudmijn aan gegevens en het is doodzonde die onontgonnen te laten. Dé manier om dat te doen is via business intelligence (BI). In het bedrijfsleven gebeurt dat al jaren, in de cultuur is BI nog vrijwel onbekend. Juist in tijden van crisis kan de culturele sector winst behalen door business intelligence als onderwerp te omarmen.
Verbanden leggen
Business intelligence (BI) is een aanpak die in het bedrijfsleven in de jaren ’90 van de vorige eeuw populair werd. Het doel: met behulp van data de besluitvorming in organisaties ondersteunen. De naam business intelligence verwijst naar een uitspraak van een onderzoeker bij IBM, die in 1958 intelligentie definieerde als ‘het vermogen om de verbanden tussen gegevens te begrijpen, en dat begrip te vertalen naar doelgerichte actie’. » lees verder over Business intelligence
Business intelligence (BI) gaat over de informatie binnen een bedrijf. Welke kennis heeft de organisatie, welke gegevens zijn er voorhanden? Herken je patronen als je gegevens met elkaar combineert? Hoe zet je die kennis om in daden?
Business intelligence is een cyclisch proces:
- alle beschikbare gegevens verzamelen,
- uit die gegevens relevante informatie distilleren,
- die informatie op het juiste moment aan de juiste persoon aanreiken,
- zo de besluitvorming in de organisatie ondersteunen,
- genomen besluiten uitvoeren en
- het resultaat evalueren aan de hand van nieuwe gegevens. » lees verder over Business intelligence – de BI-cyclus
“Hoe staan we ervoor?”
Voor het antwoord op die vraag kun je op je gevoel afgaan, maar het is beter als je begint bij de feiten. Feiten uit overzichten die je met de hand maakt, uit gesprekken met medewerkers, jaarverslagen van verschillende afdelingen of rapporten die uit een softwarepakket rollen. Informatie uit alle hoeken van het bedrijf, bij elkaar gebracht om die ene vraag te beantwoorden.
Kennis in de organisatie
Het is niet zo dat je voor business intelligence altijd ingewikkelde rapporten nodig hebt. Een organisatie is ook slim bezig als de kennis in de hoofden van de medewerkers organisatiebreed wordt gedeeld. Als de directie de juiste vragen durft te stellen aan mensen op allerlei posities in de organisatie, naar ieders inbreng luistert, verbanden legt, er conclusies uit trekt en daarnaar handelt. Zoals in het voorbeeld op de vorige pagina, maar dan vertaald naar de culturele praktijk. » lees verder over Business Intelligence voor de culturele sector
Ieder managementrapport draait om het vertalen van data naar informatie. Ruwe gegevens krijgen betekenis door ze in categorieën in te delen. Cijfers gaan spreken door ze bij elkaar op te tellen en totalen met elkaar te vergelijken. Als je database de goudmijn is, zijn goede managementrapporten de juwelen. Of de rinkelende munten, zo je wilt.
Verkoopsysteem of BI-systeem?
Voor een rapport met maandelijkse verkoopcijfers, of een omzetevaluatie over meerdere jaren heb je geen duur rapportagesysteem nodig; ieder verkoopsysteem produceert zoiets wel. Maar om ingewikkeldere en meer abstracte vragen te beantwoorden, heb je vaak niet genoeg aan de gegevens uit één systeem.
Koppelingen tussen verschillende programma’s worden duurder naarmate de systemen groeien, en niet alle systemen bieden ruimte aan extra gegevens. Om dat probleem op te lossen zijn BI-systemen ontwikkeld. Alles in zo’n BI-systeem is gericht op rapportage: data uit meerdere bronnen combineren, gegevens analyseren, de resultaten zo goed mogelijke visualiseren. » lees verder over Business Intelligence als ICT-project