Anderhalve studie, jarenlange werkervaring, streetwisdom van het wereldwijde web – allemaal fijne bagage. Maar mijn grootste inspiratiebron zijn de klanten van TOT. Zij stellen de vragen, komen met de uitdagingen waardoor mijn expertise groeit. Daarom over een aantal klanten een pagina op de website. Niet dat de andere klanten niet belangrijk, inspirerend of interessant zijn, maar niet elke klant vindt het fijn zo breeduit genoemd te worden. Of misschien is de pagina nog niet gemaakt.
Klantenpagina
Op een klantenpagina lees je wat voor organisatie het is, wat TOT voor de klant doet en wat de klant voor TOT betekent. Je ziet de website van de klant en de activiteit op diverse sociale media en kunt live meelezen met de Twitter timeline.
Met de links boven- en onderaan de pagina’s kun je gemakkelijk door de klantenpagina’s heen bladeren. De volgorde? De lengte van de klantrelatie.
Blader door de klanten van TOT.
Urenbriefjes
Urenbriefjes zijn er in alle soorten en maten. Een lijstje per dag waarop alle medewerkers hun werktijden noteren. De mail van een freelancer als voorbode van de factuur. Voor vast personeel per persoon een invullijstje per week. Meestal nog gewoon met ’t handje, om op weg naar buiten direct een eindtijd in te kunnen vullen. En aan het eind van de week gaat de stapel papier naar de leidinggevende voor een paraaf. En dan naar de personeelsmedewerker die de saldi bijhoudt. Urenregistratie 1.0. » lees verder over Urenregistratie
Onder de noemer Applicaties, het eerste onderwerp onder Projectmanagement ICT, vind je informatie over specifieke programma’s voor specifieke onderwerpen: evenementenplanning voor voorstellingen, concerten, festivals en events, personeelsplanning voor medewerkersroosters, urenregistratie voor het bijhouden van gewerkte uren, kaartverkoop voor de verkoop van toegangsbewijzen, CRM voor relatiebeheer en fondsenwerving voor donaties en sponsoring.
Veel culturele organisaties hebben voor één of meer van deze taken software in huis. Theaters beschikken over een kaartverkoopsysteem, evenementenlocaties over een evenementenplanningssysteem, goede-doelen-organisaties over fondsenwervingssoftware.
Applicaties
Dit vind je dus onder applicaties. Een beetje het bekende rijtje waaruit veel organisaties in de cultuur een keuze maken. Maar er zijn nog meer gereedschappen om werkprocessen in de culturele sector met ICT te ondersteunen. Al liggen die misschien wat minder voor de hand. Maar spannend en vernieuwend zijn ze vaak wel. Sommige van die gereedschappen heb je al in huis, andere kom je tegen zonder direct te overzien wat ze voor je organisatie kunnen betekenen. » lees verder over Ook applicaties
“Wie met Office werkt, heeft al heel wat onder de motorkap”
Hoewel er een wereld aan open source software bestaat, kiezen veel bedrijven, ook in de cultuur, toch voor Windows als besturingssysteem en voor Microsoft Office als kantoorsoftware. En geen wonder. Het pakket is oneindig veel meer dan een veredelde typ- en rekenmachine. TOT kent een heleboel geheimen.
Office is geen evenementenplanningssysteem, geen CRM-pakket en niet ontworpen voor urenregistratie. Maar tegelijkertijd is het wel een beetje van dat alles, en meer. Afhankelijk van de eisen en wensen kun je er mooie dingen mee doen die je bedrijfsvoering doeltreffend ondersteunen. » lees verder over Office
Roosteren vanuit evenementen
Marijcke Voorsluijs, eigenaar van TOT, maakte vanaf 2000 voor de Stadsschouwburg Utrecht jarenlang de roosters voor de techniek met Rostarflex, destijds één van de grootste roosterapplicaties. Een duur programma, dat uiteindelijk wel voldeed maar eigenlijk niet gemaakt was voor inroostering voor evenementen. Een aantal vaste diensten was de basis. Maar zo werkt het niet in de culturele wereld. Daar geeft het evenement, de voorstelling of het concert de toon aan. Een opera stelt andere eisen aan de personele bezetting dan een klassiek concert of een congres. En in het rooster moet het programma van die dag zichtbaar zijn. » lees verder over De geschiedenis – Uurwerk Basis
“De server is niet de enige plek om informatie te delen”
Noem het hoe je ‘t noemen wilt – intranet, organisatiehandboek, wie-wat-waar – een plek om gegevens te delen in je organisatie is een handig bezit. Je hebt vast een server vol documenten in een wijdvertakte mappenstructuur, maar een intranet is toch echt een ander ding.
Denk bij het woord niet meteen aan een enorme website met voor iedere medewerker een pagina, met daarboven een afdelingspagina, et cetera. Het kan ook veel bescheidener. Ook dan is het een fijn ding voor de interne communicatie. Maak er een handig portaal van voor iedereen, en installeer ‘m als ieders startpagina in de internetbrowser. » lees verder over Intranet
Office kent veel verborgen hoekjes, onverwachte toepassingen en goed bewaarde geheimen. Die maken Office soms geschikt voor toepassingen waarvan je op het eerste gezicht zou denken dat je er een apart programma voor nodig hebt. Een overzicht van de mogelijkheden.
Evenementenplanning
Evenementenplanning plus:
