alles met trefwoord management
Projectmanagement
In een evenementenplanningsprogramma kun je vaak taken en herinneringen maken, al dan niet gebonden aan een boeking, voor jezelf of voor een ander. Op die manier kan de software je herinneren aan offertes die verlopen zijn, contracten die niet op tijd geretourneerd of facturen die niet tijdig betaald zijn.
Maar toch vervult zo’n programma niet alle wensen op het gebied van projectmanagement. Dit kun je bijvoorbeeld niet:
- reactietermijnen en deadlines bewaken;
- overzicht krijgen over eigen en gedelegeerde taken;
- het verloop van werkzaamheden monitoren;
- beheren en bewaken van budgetten, zeker niet als die op meerdere projecten betrekking hebben;
- vastleggen van afspraken met sponsors en partners;
- een workflow inrichten zodat gebruikers op een logische manier door de stappen in een proces worden geleid;
- beheren van projecten die niets, of niet één op één, met evenementen te maken hebben. » lees verder over Projectmanagement
Evenementenplanningsprogramma selecteren
Project
Maak van het uitkiezen van een evenementenplanningsprogramma een ‘echt’ project. Om eruit te halen wat erin zit, zullen alle afdelingen ermee moeten gaan werken. Stel daarom een projectteam samen met sleutelfiguren uit de afdelingen die er het meest mee te maken zullen krijgen. De eerste taak van het projectteam is het schrijven van een programma van eisen. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk: op een eis als ‘het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn’ zal geen leverancier nee zeggen. Maar wat bedoel je er precies mee? In hoeveel klikken wil je een zaal kunnen boeken? » lees verder over Evenementenplanningsprogramma selecteren
Implementatie van een evenementenplanningsprogramma
Stap voor stap
Je kunt een evenementenplanningsprogramma niet van de ene dag op de andere in gebruik nemen. Doe het stap voor stap. Meestal werkt het goed de volgorde van je werkproces aan te houden bij het in gebruik nemen van het programma, bijvoorbeeld:
- zorg dat alle ruimtes en klanten erin staan, definieer statussen en maak een aantal eenvoudige boekingen;
- zet de tarieven van de zalen, en de voorzieningen die je aanbiedt (arrangementen, audiovisueel materiaal, personeel etc.) erin, en gebruik die in de boekingen;
- betrek steeds een volgende afdeling erbij, stel met de mensen van die afdeling vast wat ze te bieden hebben en wat ze nodig hebben, richt het programma daarop in en train hen in het gebruik. » lees verder over Implementatie van een evenementenplanningsprogramma