Onder de noemer Applicaties, het eerste onderwerp onder Projectmanagement ICT, vind je informatie over specifieke programma’s voor specifieke onderwerpen: evenementenplanning voor voorstellingen, concerten, festivals en events, personeelsplanning voor medewerkersroosters, urenregistratie voor het bijhouden van gewerkte uren, kaartverkoop voor de verkoop van toegangsbewijzen, CRM voor relatiebeheer en fondsenwerving voor donaties en sponsoring.
Veel culturele organisaties hebben voor één of meer van deze taken software in huis. Theaters beschikken over een kaartverkoopsysteem, evenementenlocaties over een evenementenplanningssysteem, goede-doelen-organisaties over fondsenwervingssoftware.
Applicaties
Dit vind je dus onder applicaties. Een beetje het bekende rijtje waaruit veel organisaties in de cultuur een keuze maken. Maar er zijn nog meer gereedschappen om werkprocessen in de culturele sector met ICT te ondersteunen. Al liggen die misschien wat minder voor de hand. Maar spannend en vernieuwend zijn ze vaak wel. Sommige van die gereedschappen heb je al in huis, andere kom je tegen zonder direct te overzien wat ze voor je organisatie kunnen betekenen. » lees verder over Ook applicaties
In dit deel van de site over Projectmanagement ICT vind je onder de kopjes Applicaties en Ook applicaties een heel scala aan manieren om werkprocessen ondersteunen door middel van automatisering. Om die goed te kunnen gebruiken moet je wel de werkprocessen in je organisatie helder in beeld hebben. Een processcan kan daarbij helpen.
Processcan
TOT heeft een processcan ontwikkeld: een manier om werkprocessen te analyseren en helder in kaart te brengen. Voor TOT’s Marijcke Voorsluijs een logisch product omdat ze van huis uit organisatiepsycholoog is en als eigenaar van TOT de bedrijfsvoering in de culturele sector van binnenuit kent. » lees verder over Processcan
Kijk op communicatie
Een project valt of staat bij communicatie. In de culturele wereld evengoed als elders. Toch loopt die niet altijd vanzelf. Tegenstrijdig lijkende belangen, verschillende culturen, nieuwe wet- en regelgeving of groei van de organisatie. Allemaal mogelijke oorzaken van botsing of wrijving. Goede projectleiding maakt het verschil.
Marijcke Voorsluijs combineert in TOT haar organisatiepsychologische kennis met meer dan 20 jaar werkervaring in de culturele sector en heeft voor haar klanten al heel wat knopen ontward. Alleen of in samenwerking met andere specialisten uit haar netwerk. » lees verder over Projectleiding
Bij kennis vergaren hoort ook kennis delen. Althans: zo werkt het bij TOT. Marijcke Voorsluijs heeft zelf heel wat uren voor de klas gestaan, vele workshops gegeven en één op één met mensen nieuwe vaardigheden geoefend. En ook haar netwerk telt een schat aan mensen die met plezier in een training op maat overbrengen wat ze weten.
Een aantal uiteenlopende voorbeelden van training:
» lees verder over Training
“Koppelingen laten een applicatie boven zichzelf uitstijgen”
Een koppeling is geen applicatie. Koppelingen zijn wel een onderwerp dat veel met applicaties te maken heeft. Door een krachtige koppeling met een ander programma kan een applicatie boven zichzelf uitstijgen.
Een aantal voorbeelden:
- export van evenementen naar kaartverkoopsysteem en CMS voorkomt dubbel werk en fouten; een nieuwe boeking staat snel online en de verkoop start direct;
- import van kaartverkoopgegevens in een planningssysteem vergelijkt direct de prognose met de actualiteit;
- integratie van kaartverkoop en website maakt klantherkenning mogelijk; » lees verder over Koppelingen
Een processcan is een gestructureerde manier om werkprocessen in kaart te brengen. In een culturele organisatie is zo’n werkproces bijvoorbeeld de totstandkoming van een voorstelling, expositie of evenement. Vanaf het eerste idee tot en met de evaluatie.
Estafette
Een organisatie als geheel maakt producten en kent leveranciers en afnemers. Binnen de organisatie maakt elke afdeling een (deel)product met eigen leveranciers en afnemers. Het werkproces, de weg naar het product, is een ‘estafette’ waarbij telkens andere personen of afdelingen het stokje doorgeven aan elkaar.
Een processcan komt tot stand door middel van interviews met sleutelfiguren (meestal afdelingshoofden) over hun plaats in de estafette; hun rol in de totstandkoming van de producten van de organisatie. » lees verder over Processcan in de praktijk
In een evenementenplanningsprogramma kun je vaak taken en herinneringen maken, al dan niet gebonden aan een boeking, voor jezelf of voor een ander. Op die manier kan de software je herinneren aan offertes die verlopen zijn, contracten die niet op tijd geretourneerd of facturen die niet tijdig betaald zijn.
Maar toch vervult zo’n programma niet alle wensen op het gebied van projectmanagement. Dit kun je bijvoorbeeld niet:
- reactietermijnen en deadlines bewaken;
- overzicht krijgen over eigen en gedelegeerde taken;
- het verloop van werkzaamheden monitoren;
- beheren en bewaken van budgetten, zeker niet als die op meerdere projecten betrekking hebben;
- vastleggen van afspraken met sponsors en partners;
- een workflow inrichten zodat gebruikers op een logische manier door de stappen in een proces worden geleid;
- beheren van projecten die niets, of niet één op één, met evenementen te maken hebben. » lees verder over Projectmanagement
