“Hoe staan we ervoor?”
Voor het antwoord op die vraag kun je op je gevoel afgaan, maar het is beter als je begint bij de feiten. Feiten uit overzichten die je met de hand maakt, uit gesprekken met medewerkers, jaarverslagen van verschillende afdelingen of rapporten die uit een softwarepakket rollen. Informatie uit alle hoeken van het bedrijf, bij elkaar gebracht om die ene vraag te beantwoorden.
Kennis in de organisatie
Het is niet zo dat je voor business intelligence altijd ingewikkelde rapporten nodig hebt. Een organisatie is ook slim bezig als de kennis in de hoofden van de medewerkers organisatiebreed wordt gedeeld. Als de directie de juiste vragen durft te stellen aan mensen op allerlei posities in de organisatie, naar ieders inbreng luistert, verbanden legt, er conclusies uit trekt en daarnaar handelt. Zoals in het voorbeeld op de vorige pagina, maar dan vertaald naar de culturele praktijk. » lees verder over Business Intelligence voor de culturele sector
Een apart CRM-programma kan, maar is niet altijd de beste oplossing. Kijk eerst of je je CRM-wensen kunt vervullen met een ander programma dat je al in huis hebt. » lees verder over CRM geïntegreerd in een ander programma
De basis van een personeelsplanningsprogramma
Van een personeelsplanningsprogramma kun je in elk geval verwachten:
- informatie over alle medewerkers, met contactgegevens, geboortedatum en contracttijd;
- beschikbaarheid van de medewerkers, en hun wensen voor vrije dagen;
- evenementen en voorstellingen waarop je medewerkers kunt inroosteren;
- controle op voldoende bezetting bij elk evenement. » lees verder over Werken met een personeelsplanningsprogramma
Ieder managementrapport draait om het vertalen van data naar informatie. Ruwe gegevens krijgen betekenis door ze in categorieën in te delen. Cijfers gaan spreken door ze bij elkaar op te tellen en totalen met elkaar te vergelijken. Als je database de goudmijn is, zijn goede managementrapporten de juwelen. Of de rinkelende munten, zo je wilt.
Verkoopsysteem of BI-systeem?
Voor een rapport met maandelijkse verkoopcijfers, of een omzetevaluatie over meerdere jaren heb je geen duur rapportagesysteem nodig; ieder verkoopsysteem produceert zoiets wel. Maar om ingewikkeldere en meer abstracte vragen te beantwoorden, heb je vaak niet genoeg aan de gegevens uit één systeem.
Koppelingen tussen verschillende programma’s worden duurder naarmate de systemen groeien, en niet alle systemen bieden ruimte aan extra gegevens. Om dat probleem op te lossen zijn BI-systemen ontwikkeld. Alles in zo’n BI-systeem is gericht op rapportage: data uit meerdere bronnen combineren, gegevens analyseren, de resultaten zo goed mogelijke visualiseren. » lees verder over Business Intelligence als ICT-project
Rostarflex
TOT’s Marijcke Voorsluijs zette in 2000 een planningskantoor op voor de Stadsschouwburg Utrecht, trof een roosterprogramma aan op de plank, blies het samen met leverancier Paralax nieuw leven in en maakte er jarenlang personeelsroosters mee: Rostarflex. Niet gemaakt voor evenement gestuurde personeelsplanning, maar met een paar kunstgrepen wel als zodanig te gebruiken. En het heeft meer dan 10 jaar dienst gedaan bij de techniek, de horeca en de kaartverkoopafdeling.
» lees verder over De ervaring van TOT met personeelsplanning in de culturele sector
Zonder cao-controle
In sommige gevallen kun je ook zonder controles op de naleving van Arbeidstijdenwet en cao. Omdat je alleen maar met oproepkrachten werkt die in dienst zijn van een uitzendbureau. Of met studenten die niet meer dan twee avonden per week werken, en nooit overdag, zodat de wettelijke grenzen niet in zicht zijn. Of omdat je hoopt dat de Arbeidsinspectie bij controle genoegen neemt met een steekproefsgewijze, handmatige controle. » lees verder over Personeelsplanning zonder cao-controle
Een processcan is een gestructureerde manier om werkprocessen in kaart te brengen. In een culturele organisatie is zo’n werkproces bijvoorbeeld de totstandkoming van een voorstelling, expositie of evenement. Vanaf het eerste idee tot en met de evaluatie.
Estafette
Een organisatie als geheel maakt producten en kent leveranciers en afnemers. Binnen de organisatie maakt elke afdeling een (deel)product met eigen leveranciers en afnemers. Het werkproces, de weg naar het product, is een ‘estafette’ waarbij telkens andere personen of afdelingen het stokje doorgeven aan elkaar.
Een processcan komt tot stand door middel van interviews met sleutelfiguren (meestal afdelingshoofden) over hun plaats in de estafette; hun rol in de totstandkoming van de producten van de organisatie. » lees verder over Processcan in de praktijk
In de praktijk
Een processcan is geen document om een keer te bekijken en vervolgens in een la te leggen. Je hebt er in de praktijk veel aan. Een processcan:
- is een handboek aan de hand waarvan je nieuwe medewerkers sneller inwerkt;
- toont de plaats en functie van ieders dagelijkse handelingen in het grote geheel;
- toont de sleutelmomenten in het proces; als die niet of onvolledig worden afgesloten gaan de erop volgende fasen al wel van start, maar met een onzekere basis;
- biedt de mogelijkheid de evenementgebonden stappen te vertalen in een stappenplan per evenement – en soms zelfs te verfijnen tot een takenlijst per afdeling; » lees verder over Processcan in je organisatie