Teams werkt – en dan nu over naar Office 365?

Teams – de online vergaderkamer

In 2020 was er opeens een enorme vlucht naar de online vergaderkamer. Kantoorwerkers die verplicht thuis zaten, zochten elkaar in eerste instantie op via Zoom, maar vervolgens steeds vaker via Teams. Werkgevers kozen daar ook expliciet voor, omdat de beveiliging van Zoom in het begin van de lockdown te wensen overliet. Daarnaast was Teams ook een logischer keuze voor wie toch al met het Officepakket van Microsoft werkte.

Teams gaat door waar Outlook was gebleven

Teams is echter veel meer dan een digitale vergaderruimte, het gaat bijvoorbeeld door waar Outlook gebleven was. Outlook was en is voor kantoortijgers de centrale plek voor binnenkomende informatie, vragen en taken. Gedeelde documenten kwamen altijd binnen als bijlage bij een mail of, als ze daarvoor te groot waren, via sites als WeTransfer. Mails bewaarde je in mappen in Outlook, de bestanden in mappen op je computer of op de server van je organisatie. En dat waren in de tijd vóór Teams twee gescheiden werelden: vanuit een mail kwam je niet bij opgeslagen bijlagen, en omgekeerd vond je vanuit je bestandsmappen niet de mails terug over hetzelfde onderwerp. Binnen Teams kun je gedeelde bestanden én de gesprekken daarover bij elkaar houden.

Teams als onderdeel van Office 365

Teams is kortom, als onderdeel van Office 365, een samenwerkingsinstrument. De plek om te communiceren, aan projecten te werken en informatie uit te wisselen, met collega’s binnen en buiten je afdeling, en binnen en buiten je organisatie. In Office 365 zitten de bekende onderdelen Word, Excel, PowerPoint en uiteraard Outlook, maar ook bijvoorbeeld OneNote, een digitaal notitieblok dat in Teams van nieuwe functies voorzien is.

Nieuw zijn verder OneDrive, zeg maar de Microsoftversie van je persoonlijke Dropbox, en een frisse versie van SharePoint, dat ooit alleen een (niet echt gebruiksvriendelijke) tool was om een intranet te maken, maar nu de plek is waar je Teams-documenten worden opgeslagen. Office 365 is dus dit alles samen, en dan in een glanzend nieuw jasje gestoken.

Tot slot kies je met Office 365 voor meer veiligheid: OneDrive en SharePoint boven cloudopslag van derden, Teams boven Facebooks WhatsApp en – ook meer in lijn met de AVG – bestanden rechtstreeks delen met specifieke personen boven verzenden via mail of WeTransfer.

De overstap naar Office 365

Vergaderen in Teams is een makkie, een kunstje dat iedereen in 2020 in no time onder de knie had. Je kunt het daarbij laten, maar je kunt ook all the way gaan en die shiny nieuwe mogelijkheden omarmen. Het is wel even nadenken over of je dat wilt, want de overstap naar Office 365 betekent nogal wat.

• Teams vervangt potentieel alle interne mails en WhatsAppberichten
• OneDrive wordt ieders persoonlijke opbergkast in de cloud
• SharePoint en Teams zijn er voor alle gedeelde bestanden
• Als organisatie heb je geen server meer nodig.

De volledige overstap naar Office 365 met SharePoint en OneDrive is een IT-project waar van alles bij komt kijken.

Ook hier moet je over nadenken

• Office 365 werkt alleen als de software is geïnstalleerd op je laptop of vaste computer; thin clients (kleine, lichte computers, bedoeld om op een server te werken) zijn hiervoor niet geschikt en zul je dus moeten vervangen.
• De overstap van bestanden in mappen op een server naar Teams en SharePoint levert het meeste op als je met een frisse blik naar je data kijkt: flink opruimen en een indeling maken die meekan naar de toekomst. Denk niet alleen in afdelingen maar vooral in samenwerkingen.
• Overstappen van werken op een server naar werken in de cloud raakt iedereen in je organisatie: kennis bijspijkeren en overleggen over hoe je in de toekomst wilt werken. Dat doe je niet in een uurtje, maar vraagt kennissessies en workshops. Dat is misschien een investering, maar je krijgt er veel flexibiliteit en functionaliteit voor terug.
• Je systeembeheerbedrijf heeft ervaring in de technische aspecten van zo’n overstap, maar kan mogelijk minder goed inschatten wat die voor jouw organisatie betekent. Reken erop dat er een intern projectteam nodig is onder leiding van een krachtige projectmanager.
• Je gaat je serveromgeving uitzwaaien, maar je wilt misschien niet je complete historie meenemen naar de cloud. De vraag is dan of je een archiefteam maakt waar iedereen in kan kijken, oude bestanden in een alleen-lezenplek op SharePoint zet, nog een tijdje een server laat draaien ter inzage of voor je archief een alternatieve oplossing zoekt.

Tijd voor een goed gesprek?

Wil je van gedachten wisselen over Office 365 in jouw organisatie, of zoek je een externe projectleider om samen met jouw projectteam en systeembeheerbedrijf de uitrol tot een succes te maken? Bij TOT ben je aan het juiste adres – neem contact op!