Uurwerk Online – rooster voorbereiden
Beschikbaarheid van de medewerkers
Medewerkers geven zelf via de app hun beschikbaarheid op in de vorm van afwezigheidsverzoeken. Ook kunnen ze extra informatie toevoegen waarmee de planner rekening kan houden bij het maken van het rooster. Een ingebouwde deadline zorgt ervoor dat je als planner op tijd alle wensen binnen hebt voordat je aan het rooster begint.
Evenementen en diensten in het rooster
Planners maken de evenementen of importeren die uit een evenementenplanningsprogramma, vertalen evenementen in diensten en roosteren daarop de medewerkers in op grond van hun kwalificaties. Dat principe wordt hierna stap voor stap toegelicht.
Een evenement is een ‘paraplu’, net als een boeking in een evenementenplanningssysteem. Een congres in 10 ruimtes, een voorstelling die een week blijft staan, een montage met een try-out: het is steeds één evenement.
Een dienst is een klus met een begin- en eindtijd op één locatie waarvoor één of meer medewerkers nodig zijn, en waar een bepaalde vaardigheid voor nodig is. Zo’n vaardigheid heet in Uurwerk Online een discipline.
Bij een evenement maak je zoveel diensten aan als je nodig hebt. Alle planners gebruiken dezelfde evenementen, maar maken er hun eigen diensten bij en roosteren hun eigen mensen in.
Disciplines en kwalificatie
Aan een dienst koppel je een discipline: de vaardigheid die nodig is om een bepaalde taak te doen. Elke medewerker geef je voor zo’n discipline een kwalificatie in de vorm van 0 t/m 5 sterren. Bij het inroosteren van de dienst worden de beschikbare medewerkers aangeboden op volgorde van geschiktheid.
Prognose
Zodra de evenementen en diensten zijn gemaakt is je prognose klaar: je weet precies in welke periode en voor welk evenement hoeveel uur nodig is. Je hoeft dus niet het hele rooster af te hebben om een prognose te maken.