Werken met een evenementenplanningsprogramma

De basis

Een goed evenementenplanningsprogramma geeft je een schat aan informatie, zoals:

• beschikbaarheid van alle ruimtes in één oogopslag;
• de voortgang van elke boeking, van eerste optie tot en met eindfactuur;
• details van huur-, uitkoop- of partage-afspraken;
• afspraken met leveranciers over kick back;
• gedetailleerd tijdpad per voorstelling en evenement;
• logistieke informatie: van bloemen tot parkeerplaatsen, van rondleider tot hoofd van dienst;
• managementinformatie: kwartaal- en jaarcijfers in relatie tot de target. 

En verder?

Optimaal profijt heb je pas als alle afdelingen het programma gebruiken: sales en programmering, horeca en techniek, marketing en communicatie, directie en financiën. En als iedereen alles erin zet:

• elke nieuwe boeking, compleet met alles wat op dat moment bekend is: klantgegevens, status (is het nog een optie, of gaat het zeker door?), data, tijden, zalen en financiële afspraken;
• alle wijzigingen en nieuwe gegevens van boekingen over logistiek, materialen, geld en personeel.

Ook moeten de rapportages kloppen met de wensen en werkwijze van je organisatie, zodat eenmaal ingevoerde gegevens op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komen.

Wat levert het op?

Een evenementenplanningsprogramma dat helemaal is verweven met je bedrijf is een prachtig middel om de samenwerking tussen afdelingen vorm te geven en te faciliteren. Als iedereen ervoor gaat, te beginnen met het management, is het afgelopen met de eigen lijstjes per afdeling en wordt informatie door het hele bedrijf gedeeld. En de klant, de voorstelling, het evenement staat centraal.

Lees verder over hoe je een evenementenplanningsprogramma selecteert.