Werken met een personeelsplanningsprogramma

De basis van een personeelsplanningsprogramma

Van een personeelsplanningsprogramma kun je in elk geval verwachten:

• informatie over alle medewerkers, met contactgegevens, geboortedatum en contracttijd;
• beschikbaarheid van de medewerkers, en hun wensen voor vrije dagen;
• evenementen en voorstellingen waarop je medewerkers kunt inroosteren;
• controle op voldoende bezetting bij elk evenement. 

Een stap verder

Dat smaakt meestal naar meer, bijvoorbeeld:

• controleren van de roosters aan de hand van wettelijke eisen;
• inlogmogelijkheid voor medewerkers en freelancers: wensen opgeven, rooster inzien en urensaldi raadplegen;
• urenprognose op basis van geboekte evenementen en voorstellingen;
• inzicht in de verhouding tussen de aan een klant geoffreerde uren en de planning.

Urenregistratie

Combineer je het rooster met urenregistratie, dan kun je geplande en gewerkte uren vergelijken en daardoor ook op deze vragen antwoord verwachten:

• Kloppen de gewerkte uren met de planning?
• Wat zijn de verlof- en overurensaldi van de medewerkers?
• Hoe ontwikkelt het ziektepercentage zich?
• Wat is de verhouding tussen evenement gebonden uren en overhead?
• Hoeveel uur kost een gemiddeld evenement van een bepaald genre?

Als je al deze gegevens en meer onder handbereik wilt ben je rijp voor een personeelsplanningsprogramma. Want een goede applicatie is meer dan een rooster: het is ook een instrument om ziekte te monitoren, grip te houden op overwerk, de kosten van de programmering op de voet te volgen en de medewerkers inzicht te geven in hun actuele tegoeden.

Lees verder over TOT’s ervaringen met personeelsplanning in de culturele sector.