Zinnen waar ik de kriebels van krijg

“Als het evenement voorbij is stuur ik een mailtje aan de administratie met wat er gefactureerd moet worden.” Dat zijn van die zinnen waar ik de kriebels van krijg. Waarom? Omdat er een berg (in mijn ogen) onnodig werk achter zit met een grote kans op fouten. Lees hoe het ook kan.

Hoe verloopt dit proces?
1. Het evenement wordt geboekt in het planningssysteem, compleet met offerte voor de klant en draaiboek voor de interne afdelingen;
2. Na afloop krijgt de accountmanager per mail of telefonisch de laatste gegevens: zijn er extra microfoons ingezet? Was het meer werk dan begroot? Hoeveel mensen hebben er geluncht?
3. De accountmanager typt de offertegegevens uit het systeem over in een mailtje en corrigeert die met de laatste gegevens;
4. Het mailtje gaat ter controle naar de afdelingen die aan het evenement hebben gewerkt;
5. De administratie zet alles met de hand in de boekhouding: welke artikelen, welke grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers, welk project, welke debiteur?
6. De factuur gaat ter controle naar de accountmanager voordat de administratie ‘m definitief verstuurt aan de klant.

Logisch, herkenbaar? Niet nodig, want zo kan het ook:

1. Stap 1 is gelijk: boeking in het planningssysteem met alles erop en eraan;
2. Na afloop vullen de afdelingen die aan het evenement hebben gewerkt de laatste gegevens in en markeren het als akkoord;
3. De accountmanager werpt een laatste blik op het gehele evenement en markeert het als klaar voor facturatie;
4. De administratie krijgt een notificatie dat er een nieuwe factuur klaarstaat, boekt ‘m met een druk op de knop in en verzendt ‘m naar de klant.

Dat gaat natuurlijk niet vanzelf, maar daar heb je een goede koppeling voor nodig tussen planningssysteem en boekhoudsysteem. En dat is best een ingewikkeld klusje. Maar als je mij nou dat klusje laat opknappen heb jij daarna een veel beter factuurproces voor je evenementen. Neem contact met mij op, dan kletsen we verder.